Combinación
de correspondencia de Word: Información básica
Esta es la
introducción a una serie de artículos que describen los pasos básicos del
proceso de combinación de correspondencia tomando las cartas como ejemplo. Este
sitio es un lugar excelente para obtener una visión general del proceso. La
serie incluye:
Las posibilidades de la combinación de
correspondencia
Puede usar la
combinación de correspondencia para crear un conjunto de documentos que sean
prácticamente iguales pero contengan elementos exclusivos. Por ejemplo, en el
caso de una carta que anuncie un nuevo producto, el logotipo de la organización
y el texto sobre el producto aparecerán en todas las cartas, pero la dirección
y la línea de saludo serán distintas en cada una de ellas.
Puede usar la
combinación de correspondencia para crear los siguientes elementos:
·
Un conjunto de etiquetas o sobres
El remite será el mismo en todas las etiquetas o sobres, pero la dirección de
destino es única en cada uno de ellos.
·
Un conjunto de cartas de formulario, mensajes de
correo electrónico o faxes. El contenido básico es el
mismo en todas las cartas, mensajes o faxes, pero cada uno de ellos contiene
información específica de cada destinatario, como el nombre, la dirección o
cualquier otro datos personal.
·
Un conjunto de cupones numerados
Los cupones son idénticos en todo excepto en que cada uno de ellos contiene un
número exclusivo.
Podría tardar horas
en crear por separado cada carta, mensaje, etiqueta, sobre, cupones o certificados,
reconocimientos, entre otros. Ahí es donde entra en juego la combinación de
correspondencia. Con la característica de combinación de correspondencia, lo
único que debe hacer es crear un documento que contenga la información que es
igual en todas las versiones y agregar marcadores de posición para la
información que es exclusiva de cada versión. Word se encarga del resto.
Comenzar el proceso de combinación de correspondencia
Para iniciar el
proceso de combinación de correo:
1.
Inicie Word.
Se abrirá un
documento en blanco de manera predeterminada. Déjelo abierto. Si lo cierra, el
paso siguiente no funcionará.
2.
En el menú Herramientas, elija Cartas y
correspondencia y haga clic en Combinar correspondencia.
Se abrirá el panel Combinación
de correspondencia. Puede desplazarse por el proceso de combinación de
correspondencia utilizando los hipervínculos del panel de tareas.
El primer paso en el
proceso de combinar correspondencia implica dos elecciones. En primer lugar,
elige el tipo de documento en el que desea combinar la
información. A continuación, elige el documento principal que desea utilizar.
Elegir el tipo de documento en el que se va a
combinar la información
El
panel de tareas Combinar
correspondencia se abre con
una pregunta sobre el tipo de documento combinado que está creando. Una vez
elegido, haga clic en Siguiente en la parte inferior del panel de
tareas.
Elegir el documento principal que desea
utilizar
Si
el documento principal (denominado el documento
inicial en el panel de tareas)
ya está abierto, o está empezando con un documento en blanco, puede hacer clic
en Utilizar el documento
actual.
De lo contrario, haga
clic en Empezar a partir de
una plantilla o en Empezar a partir de un documento
existente y busque la
plantilla o el documento que desea utilizar.
Para combinar
información exclusiva en su documento principal, debe conectarse (o crear y conectarse) al
archivo de datos en el que está almacenada la información exclusiva. Si no
desea utilizar todos los datos del archivo que va a combinar, puede elegir los registros que desea usar.
En este paso del
proceso de combinar correspondencia, el usuario se conecta al archivo de datos
donde se encuentra almacenada la información exclusiva que desea combinar en su
documento.
Si la información
de la lista de contactos de Microsoft Office Outlook® es completa y está
actualizada, este es un archivo de datos excelente para utilizar en cartas para
clientes o mensajes de correo electrónico. Sólo tiene que hacer clic en Seleccionar
de los contactos de Outlook en el panel de tareas y elegir la carpeta
Contactos.
Si dispone de una
hoja de cálculo de Microsoft Office Excel o de una base de datos de Microsoft
Office Access que contiene la información de sus clientes, haga clic en Utilizar
una lista existente y, a continuación, en Examinarpara
buscar el archivo.
Si todavía no tiene
ningún archivo de datos, haga clic en Escribir una lista nueva, y
utilice el formulario que se abre para crear su lista. La lista se guarda como
un archivo de base de datos de direcciones(.mdb) que se puede reutilizar.
Conectarse a un
determinado archivo de datos no significa que necesariamente tenga que combinar
la información de todos los registros (filas) de ese archivo de datos en el
documento principal.
El cuadro de
diálogo Destinatarios de combinar correspondencia se abrirá
tras conectarse con el archivo de datos que desea utilizar o al crear un nuevo
archivo de datos. Puede seleccionar un subconjunto de registros para su
combinación de correspondencia ordenando o filtrando la lista.
Siga uno de estos
procedimientos:
·
Para ordenar los registros en una columna en orden ascendente o
descendiente, haga clic en el encabezado de columna.
·
Para filtrar la lista, haga clic en la flecha junto al encabezado de
columna que contiene el valor por el que desea filtrar. O, si la lista es
larga, haga clic en (Avanzado) para abrir un cuadro de diálogo
en el que podrá establecer el valor. Haga clic en (Espacios) para
que se muestren sólo los registros que no contienen información o en(Sin
espacios) para que sólo se muestren los registros que contienen
información.
Puede pasar al
siguiente paso una vez elegidos lo registros que desea.
Luego de conectar el
documento principal con un archivo de datos, podrá empezar a agregar campos que indiquen dónde aparecerá la
información exclusiva en cada copia del documento que genere al combinar. Para
asegurarse de que Word pueda encontrar una columna en su archivo de datos que
se corresponda con cada dirección o saludo, es posible que tenga que asignar campos.
Agregar campos
Si
el documento principal todavía está en blanco, escriba la información que
aparecerá en cada copia. Después, agregue campos haciendo clic en los
hipervínculos en el panel de tareas.
Los
campos son marcadores que el usuario inserta en el documento principal en
ubicaciones donde desea que aparezca información exclusiva. Por ejemplo, puede
hacer clic en los vínculos Bloque
de direcciones o en Línea de saludo del panel de tareas para agregar
campos junto a la parte superior de una carta de un producto nuevo, de manera
que cada carta con destinatario contenga una dirección y un saludo
personalizados. Los campos aparecen en el documento con comillas dobles, por
ejemplo, «Bloque de dirección».
Si hace clic en Más elementos en el panel de tareas, puede agregar
campos que coincidan con cualquiera de las columnas del archivo de datos. Por
ejemplo, los datos pueden incluir una columna denominada Nota personal. Al poner un
campo Nota_personal en la parte inferior de una carta
modelo, puede personalizar cada copia todavía más. Incluso puede personalizar
los sobres agregando un código de barras postal, si está utilizando la versión
de Word en idioma inglés (Estados Unidos), o el franqueo electrónico (si tiene
instalado un programa de franqueo electrónico).
Asignar campos
Si
en el documento inserta un campo de bloque de direcciones o un campo de línea
de saludo, se le pedirá que elija el formato que prefiere. Por ejemplo, la
ilustración muestra el cuadro de diálogo Línea
de saludo que se abre al
hacer clic en Línea de saludo en la lista de tareas. La lista que
hay en Formato de la línea de
saludose utiliza para realizar selecciones.
Si Word no puede
hacer coincidir un elemento de saludo o de dirección con una columna del
archivo de datos, las líneas de las direcciones y de los saludos no se
combinarán correctamente. Para ayudar a evitar problemas, haga clic en Asignar campos. Se abrirá el
cuadro de diálogo Asignar
campos.
Los elementos de una
dirección y de un saludo se enumeran a la izquierda y los encabezados de
columna del archivo de datos a la derecha.
Word
busca la columna que coincide con cada elemento. En la ilustración, Word
automáticamente hace coincidir la columna Apellido del archivo de datos con Apellidos. Sin embargo, Word no
pudo hacer coincidir otros elementos. En este archivo de datos, por ejemplo,
Word no puede hacer coincidir Apellidos o Dirección
1.
Utilizando
la lista de la derecha puede seleccionar la columna de su archivo de datos que
coincida con el elemento de la izquierda. En la ilustración, la columna Nombre coincide ahora con Apellidos, y la columna Direccióncoincide con Dirección 1. No importa si Tratamiento de cortesía, Organización y Nombre
del cónyuge no presentan
coincidencias puesto que no son relevantes en los documentos que está creando.
Cuando haya terminado
de agregar y asignar campos en el documento principal, ya estará listo para dar
el siguiente paso.
Siguiente paso
Una vez agregados
los campos al documento principal, ya estará listo para obtener una obtener una vista previade los resultados de
la combinación. Cuando esté satisfecho de la vista previa, puede completar la combinación.
Puede obtener una
vista previa de los documentos combinados y efectuar cambios antes de completar
del todo la combinación.
Para obtener una
vista previa, siga uno de estos procedimientos:
·
Hojee los documentos combinados utilizando los botones anterior y
siguiente del panel de tareas.
·
Obtenga una vista previa de un documento concreto haciendo clic en Buscar
un destinatario.
·
Haga clic en Excluir al destinatario si observa que no
desea incluir el registro que está mirando.
·
Haga clic en Editar lista de destinatarios para abrir
el cuadro de diálogo Destinatarios de combinar correspondencia, en
el que puede filtrar la lista si ve registros que no desea incluir.
·
Haga clic en Anterior en la parte inferior del panel de
tareas para volver atrás un paso o dos si necesita efectuar otros cambios.
Cuando esté
satisfecho de los resultados de la combinación, haga clic en Siguiente en
la parte inferior del panel de tareas.
Ahora todo depende
del tipo de documento que esté creando. Si está combinando cartas, puede
imprimirlas o modificarlas individualmente. Si elige modificar las cartas, Word
las guarda en un único archivo, con una carta por página.
Independientemente
del tipo de documento que esté creando, puede imprimir, trasmitir o guardar
todos los documentos o únicamente un subconjunto de los mismos.
·
Si hace clic en Sí, el documento se abre con la información
del primer registro combinada. Si abre el panel de tareas (menú Herramientas,
submenú Cartas y correo, comando Combinar correspondencia),
se encontrará en el paso Seleccionar destinatarios. Puede hacer
clic en los hipervínculos del panel de tareas para modificar el archivo de
datos con el fin de que incluya un conjunto de registros diferente o para
conectarse a un archivo de datos diferente. A continuación, puede hacer clic en Siguiente en
la parte inferior del panel de tareas para continuar con la combinación.
·
Si hace clic en No, se perderá la conexión entre el
documento principal y el archivo de datos. El documento principal se convierte
en un documento estándar de Word. Los campos se sustituyen por la información exclusiva
del primer registro.
